上海2021年8月18日 /美通社/ -- 今年，碳達峰、碳中和被首次寫入政府工作報告。力爭2030年前實現(xiàn)碳達峰、2060年前實現(xiàn)碳中和，是我國的重大戰(zhàn)略決策。碳達峰是指二氧化碳的排放達到峰值不再增長。碳中和是指在企業(yè)、個人等測算一定時間內(nèi)直接或間接產(chǎn)生的溫室氣體排放總量，通過植樹造林、節(jié)能減排等途徑，抵消自身所產(chǎn)生的二氧化碳排放量，實現(xiàn)二氧化碳“零排放”。
近兩年，國家在財務(wù)領(lǐng)域大力推行的發(fā)票電子化、無紙化歸檔是減少碳排放的重要方向，未來幾年推進力度將持續(xù)加大。以電子代替紙質(zhì)，可消除紙質(zhì)發(fā)票和會計檔案中產(chǎn)生的紙張消耗以及相應(yīng)的印刷、快遞、管理過程中的耗材，更加低碳環(huán)保，加速實現(xiàn)碳中和。
1.企業(yè)會計檔案管理升級
在企業(yè)數(shù)字化、特別是財務(wù)數(shù)字化時代的大背景下，作為“業(yè)財資稅”一體化管理的最后一個環(huán)節(jié)，會計檔案載體的存儲以及信息的共享，已成為企業(yè)高速發(fā)展的重要需求，電子會計檔案作為企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，需要得到良好的保管和使用。
過去，傳統(tǒng)線下會計檔案管理模式，為企業(yè)帶來了高成本、高風(fēng)險、低效率、低共享等一系列的問題。
現(xiàn)在，電子發(fā)票破冰出現(xiàn)，加速了無紙化歸檔進程，但由于信息系統(tǒng)跟不上發(fā)票電子化的步伐，很多企業(yè)無法做到報銷“無紙化”，往往采取紙質(zhì)+電子并存方式歸檔。
未來，歸檔趨勢是電子化，會計憑證從紙質(zhì)走向電子化的歷程，說明電子化的趨勢已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)，電子會計檔案是電子會計憑證歸檔的最后一公里。
政策的驅(qū)動使得數(shù)字化財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展進入快車道，電子會計檔案是企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)，無紙化時代，不具備電子檔案管理能力的企業(yè)，將面臨合規(guī)危機，甚至稅局的重點關(guān)注。
2.元年云電子會計檔案，遵照國家政策要求標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計
電子檔案系統(tǒng)建設(shè)于企業(yè)而言已經(jīng)如箭在弦，但提及對歸檔的認(rèn)知卻有一個很大的誤區(qū)，認(rèn)為電子檔案系統(tǒng)只要能夠滿足歸檔的功能即可。實際并非如此，電子發(fā)票等電子會計憑證在入賬歸檔階段必須要符合《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等國家政策法規(guī)對對檔案管理的要求，才算是合規(guī)的歸檔方式。
2018年4月，《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）由國家檔案局正式發(fā)布，明確了“四性要求”規(guī)定了文書類電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性檢測的指標(biāo)及實現(xiàn)方案。這對保證電子檔案的四性在電子檔案生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用。
滿足四性要求需要同時滿足真實性、完整性、可用性、安全性：
真實性指電子檔案的內(nèi)容必須要是真實的與原始材料沒有任何不同；
完整性指電子檔案的內(nèi)容和信息沒有遭受改動與丟棄的性質(zhì)；
可用性指電子檔案可以被使用、被檢索；
安全性指電子檔案的管理過程沒有遭到人為的改動或者非法侵入的性質(zhì)。
隨著電子檔案系列政策逐步落實，一套滿足“四性要求”，解決電子文檔數(shù)據(jù)在歸檔、移交、儲存各環(huán)節(jié)中的四性檢測的電子檔案系統(tǒng)將逐步成為企業(yè)剛需。
元年云電子檔案解決方案全面保障“四性要求”，通過元數(shù)據(jù)檢測、影像文件檢測、預(yù)覽水印、下載水印、下載控制、電子簽章、日志管理等強大的系統(tǒng)控制邏輯，支持檔案管理對真實性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測要求。
3. 元年云電子檔案，會計資料智慧歸檔
在《國家檔案局令第79號：會計檔案管理辦法》中明確指出了需要歸檔的會計資料，包含以下四種類型。
會計憑證：電子發(fā)票等原始憑證、記賬憑證；
會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；
會計報表：月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；
其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
元年云電子會計檔案管理系統(tǒng)，支持對接電子發(fā)票等上述各類型會計檔案，全面滿足國家規(guī)定與企業(yè)管理需求。
4. 元年云全新電子會計檔案產(chǎn)品上線
通過建立電子會計檔案管理平臺，可以對財務(wù)會計檔案這一企業(yè)戰(zhàn)略性核心資源進行統(tǒng)一管理，達到會計資料的數(shù)字化、檔案采集的自動化、信息存儲的安全化、檔案使用的自助化、檔案管理的流程化，實現(xiàn)對全集團、各分子公司、各業(yè)務(wù)板塊會計檔案的有效利用，實現(xiàn)會計檔案信息資源的共享，最大限度的發(fā)揮電子會計檔案這一無形資產(chǎn)的價值和功效。
元年云電子會計檔案系統(tǒng)，覆蓋檔案全生命周期，包括檔案采集、歸檔、查詢、借閱、應(yīng)用、移交、銷毀、清冊等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
檔案采集：自動智能采集，加速無紙化；
檔案歸檔：自動歸檔，多維度標(biāo)簽追溯；
檔案查詢：多種查詢方式，靈活高效；
檔案借閱：一鍵借閱，對應(yīng)憑證不迷路；
綜合應(yīng)用：檔案專題應(yīng)用，提高利用效率；
檔案移交：預(yù)歸檔管理，在線移交建檔；
檔案銷毀：明確權(quán)責(zé)，優(yōu)化管理職能；
檔案清冊：追溯跟蹤，記錄各類清冊信息。
圖為：電子與實物統(tǒng)一管理
圖為：靈活高效查詢方式
圖為：元年云電子會計檔案全流程歸檔
5. 元年云業(yè)財資稅一體化歸檔
電子檔案的核心是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分為：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包含報銷單據(jù)、發(fā)票、銀行回單、憑證；原始數(shù)據(jù)包含文件、影像，比如原始紙質(zhì)發(fā)票形成的電子影像文件，或銀行PDF回單。
元年云提供開放平臺的快速接入能力，與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、OA、CRM）、財務(wù)系統(tǒng)（如金蝶、用友、浪潮、Oracle、SAP），資金系統(tǒng)（如用友NC、各大銀行系統(tǒng)）、稅務(wù)系統(tǒng)（如發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)）等打通。
基于《會計檔案管理辦法》規(guī)定的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)單據(jù)，財務(wù)系統(tǒng)的報銷單據(jù)、原始憑證、記賬憑證、賬簿、資產(chǎn)卡片，資金系統(tǒng)的電子回單、余額調(diào)節(jié)表，稅務(wù)系統(tǒng)的發(fā)票信息、納稅申報表，影像系統(tǒng)的各類影像單據(jù)等涉及的會計檔案資料數(shù)據(jù)，采集到元年云電子檔案系統(tǒng)中，建立關(guān)聯(lián)，并且對會計資料分類存儲、智能關(guān)聯(lián)。
6. 與元年云應(yīng)用無縫集成
企業(yè)依賴檔案日常管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)用到元年云相關(guān)，如費用報銷、采購、項目管理等，天然形成一體化電子檔案管理。有了前置業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源的沉淀，轉(zhuǎn)成在線化的一個電子檔案的數(shù)據(jù)。
與元年云費用、采購、商旅、稅務(wù)、計劃分析等各產(chǎn)品線天然融合，自動完成從事前申請、采購處理、商旅預(yù)定、報銷發(fā)起、發(fā)票驗證、資金支付、憑證生成、總賬報表、納稅申報、合并報表等會計資料自動歸檔。
由此支撐外部審計調(diào)閱，內(nèi)部銷售或采購部門在線快速查閱歷史合同、發(fā)票等資料，既保障了數(shù)據(jù)的真實、有效、透明，又節(jié)省了財務(wù)整理采集檔案的工作量，也減輕了企業(yè)保管檔案的成本。
7. 元年云電子會計檔案，成本節(jié)約估算（某企業(yè)）
元年云電子會計檔案緊隨國家檔案無紙化的推進步伐，加速實現(xiàn)碳達峰與碳中和。一方面幫助企業(yè)節(jié)省人力投入、紙張耗材、存儲空間等方面的經(jīng)濟成本；另一方面，檔案全流程管理顆粒度更細(xì)、數(shù)據(jù)價值得到有效利用，賦能企業(yè)智慧運營。電子會計檔案管理是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然產(chǎn)物，帶領(lǐng)企業(yè)邁向更高的數(shù)字管理水平（High Level）。元年云跨越崇山峻嶺，登高處必有歡呼聲，數(shù)字化轉(zhuǎn)型Say High。
關(guān)注”元年云“公眾號領(lǐng)取完整電子會計檔案解決方案。
